MAPA DE PROCESOS:
Para establecer una gestión
basada en procesos en la organización se tienen que identificar todos los
procesos que se incluirían. A partir de aquí, se elabora el mapa de procesos
que ayudará a identificar las interrelaciones de cada uno de ellos.
El mapa de procesos es la representación
gráfica, o sea el diagrama, de la interrelación existente entre todos los
procesos y subprocesos de la empresa. Dicho así, puede parecer fácil de
realizar, pero la verdad es que suele ser una tarea ardua que implica a los
diferentes departamentos de la empresa.
El objetivo de este mapa es
conocer de forma muy detallada y profunda el funcionamiento de los procesos y
actividades en los que la empresa está involucrada. Lo suele realizar un equipo
con responsables de todos los departamentos, que se ocupan de identificar los
procesos, tanto los principales como los secundarios. De hecho, se suele
diferenciar tres grandes grupos de procesos de la organización: estratégicos,
operativos y de soporte.
BENEFICIOS DE LOS MAPAS DE PROCESOS:
Un mapa de procesos es mucho más
que un simple diagrama. Cuando está bien hecho, sin errores, aporta mucha
información vital para el desarrollo de la actividad de la empresa. Así, esta
herramienta se puede utilizar para:
- Detectar ventajas competitivas.
- Identificar posibles mejoras o correcciones, así como nuevas oportunidades para el negocio.
- Administrar los recursos y actividades de la empresa.
- Identificar los roles claves de la compañía.
- Definir las responsabilidades y funciones de cada empleado.
- Identificar la necesidades actuales y futuras de los clientes.
- Mejorar el flujo de información entre los diferentes procesos y/o departamentos.
CÓMO HACER UN MAPA DE PROCESOS PASO A PASO:
- Identificar a los actores que van a intervenir en él. Se entiende por actores a todas aquellas personas, empresas o instituciones que formen parte de la empresa de uno u otro modo.
- Plasmar la línea operativa. El segundo paso es establecer la línea que se sigue en el proceso /procesos a analizar. Para ello es necesario responder a qué se dedica la empresa. La respuesta es lo que se conoce como procesos clave y es lo que plasmaremos en este segundo punto.
- Identificar los procesos de apoyo. Seguro que el proceso principal requiere de procesos extra que le ayuden a desarrollarse por completo. Estos procesos de ayuda son los que hay que enumerar en este punto.
- Establecer los procesos estratégicos. Se conocen como procesos estratégicos a todos aquellos que hacen referencia a la dirección de la empresa: marketing, nuevos productos, contabilidad, entre otros.
- Por último, es el momento de plasmar todos estos procesos en el mapa y establecer relaciones entre ellos de manera que, con un simple vistazo quede claro cuál es la función de cada proceso y cuál es su importancia para el desarrollo de la actividad.
TIPOLOGÍA DE LOS PROCESOS:
¿Qué debe contener el mapa de
procesos? Según la norma ISO 9001 2015, el mapa de procesos debe recoger tres
tipologías diferentes:
- Procesos estratégicos o de gestión: Son aquellos procesos determinados por la Dirección –generalmente a largo plazo- respecto a cómo opera el negocio y cómo se crea valor para el cliente y la empresa, estableciendo las pautas generales, directrices y límites de actuación del resto de la actividad. Hablamos de planificación estratégica, comunicación interna y externa, plan de marketing, sistemas de evaluación, entre otras direcciones y directrices.
En este tipo de procesos hallamos, por ejemplo, los
implicados en el diseño, la planificación y la supervisión de la estrategia
comercial, de las cadenas de suministros y de los proyectos logísticos, entre
otros. El desarrollo y la definición del mapa de procesos para esta tipología
debe realizarse de un modo especialmente meticuloso, identificando cada proceso
en el punto final de su recorrido (la prestación del servicio o producto al
cliente), y trazando en sentido inverso una línea que nos lleve hasta su punto
de inicio indicando tareas, actividades y subprocesos que directa o
indirectamente dependan de él.
- Procesos operativos o clave: En concordancia con los procesos estratégicos, el mapa de procesos también incluirá los procesos operativos, que son aquellos que están directamente vinculados directamente con la prestación del servicio al cliente, como puede ser la fabricación del producto, la gestión de compras, el sistema de pedidos, la atención postventa, etc.
- Procesos de apoyo o soporte: Son todos aquellos procesos que, si bien no están estrechamente ligados a satisfacer las necesidades del consumidor, complementan los procesos operativos y sin los cuales sería inviable una consecución de los objetivos. Se trata, por ejemplo, de la asistencia informática a todos los departamentos, la formación de los profesionales o el mantenimiento de las instalaciones.
Los procesos clave inciden de un
modo directo en la prestación del servicio/satisfacción del cliente externo de la
organización y, por tanto, están directamente relacionados con la misión de la
organización (los objetivos de negocio) y, en general, consumen gran parte de
los recursos de la misma. Constituyen la secuencia de valor añadido, desde la
comprensión de las necesidades del cliente hasta la recepción del
producto/servicio por el cliente.
Por otra parte, en la mayoría de
los casos se puede afirmar que todos los procesos que influyen directamente en
la satisfacción del cliente, también lo hacen en los resultados económicos, al depender
estos últimos de la respuesta de los clientes hacia los servicios de la
organización. La relación de procesos clave deberá ser revisada y mejorada
periódicamente y siempre que la organización cambie alguno de los procesos de
la misma. En cada momento deberá asegurarse que los procesos clave son aquellos
que más contribuyen a lograr la misión de la organización. El siguiente gráfico
muestra los pasos para identificar los procesos clave para la satisfacción de los
clientes.
El mapa de proceso es uno de las principales herramientas que una empresa debe tener debido a que este permite identificar cuales son los procesos principales con lo que cuenta la organizacion. Gracias al mapa de los procesos se puede detectar posibles mejores en los procesos establecidos incluso esta a su vez mejora el flujo de informacion entre los que la conforman. Dentro de una empresa se determinan tres tipos de procesos: procesos operativos aquellos procesos principales para la fabricacion de un producto, procesos de apoyo, aquellos que garantizan la fabricacion de un producto sin defectos, y finalmente se encuentra, los procesos de gestion dentro de esta se planifican las directrice de como se van a llevar cabo los procesos.
ResponderEliminarEl mapa de procesos y su elaboración es una faceta de la gestión de una organización sumamente importante. El mapa de proceso contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo de una forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos, a través de él podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo. Los mapas de procesos son útiles para: conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente, analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad, analizar si la estructura y las funciones de la empresa son fieles a las tareas que realiza cada persona, entre otras.
ResponderEliminarEl mapa de procesos sirve para entender y mejorar una organización, ya que los procesos conforman la estructura de ésta. Un proceso nos da la oportunidad de observar su funcionamiento desde cada uno de sus pasos, lo cual nos permite ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas facilitando así el trabajo. El diagrama de procesos conlleva a la organización a tener mayor capacidad de adaptación y flexibilidad ante nuevos retos, incremento de la eficacia de los departamentos, optimización de recursos, aumento de la participación de los empleados, mejoras de productividad y resultados de la empresa.
ResponderEliminarMuchas orgnizaciones utilizan los mapas de lo procesos porque les permite representar detalladamente todos los procesos y actividades, ya que cada uno de los procesos se encuentran interrelacionados, por lo que los colaboradores podran tener mejor conocimientos de las tareas que se deben realizar en un determinado periodo; ademas se debe tener conocimiento de la tipologia de los procesos como son los operativos que se lleva acabo para la transformacion de la materia prima en un producto o para la prestacion de un servicio, como tambien los procesos de apoyo que garantizan el cumplimiento de los procesos operativos y por ultimo los procesos de gestion que corresponde a la gerencia, que permite la planificacion adecuada de los dos procesos ya antes mencionados con el fin de entregar un producto o servicio de calidad.
ResponderEliminarRealizar un mapa de procesos es de gran importancia ya que es de un gran aporte para la empresa, ¿ Porqué? Por la razón en que vamos de una manera identificando cada uno de los procesos, actividades, personas, tecnología entre otros, que van a participar para materializar un producto o servicio, esto servirá para optimizar resultados y a su vez generar una mayor utilidad a la empresa (razón principal), además facilitará llegar a la visión empresarial propuesta desde la creación de la misma, y claro está habrá eficiencia y eficacia entre empleados y empleadores.
ResponderEliminarSe entiende por mapa de procesos cualquier descripción gráfica que permite visualizar un proceso entero e identificar sus áreas con las fortalezas y debilidades. El mapa ayuda a reducir la duración y los defectos de un ciclo a la vez que reconoce el valor de las contribuciones individuales. En otras palabras, el mapa de procesos es una representación esquematizada de los procesos que conforman una organización.
ResponderEliminarNormalmente, en el mapa de procesos figuran los procesos clasificados por su finalidad: estratégicos, clave u operativos y de apoyo o soporte. Cuando un proceso es muy largo o complicado suele simplificarse, bien en varios subprocesos o mejorando su representación y simplificando los pasos o el propio proceso para producir una mejora continua de los procesos.
Un mapa de procesos es un diagrama o gráfico que permite representar todos los procesos que se llevan a cabo e interrelacionan en una empresa, debido que un proceso es el conjunto de actividades y recursos que convierten los elementos de entrada en elementos de salida aportando valor para el consumidor, es decir los procesos tienen como finalidad brindar al cliente o usuario un servicio que cubra sus necesidades y satisfaga sus expectativas. Asimismo, el mapa de procesos permite contar con una perspectiva general de los procesos a realizar. En una organización también es importante conocer la tipología de los procesos, las cuales están comprendidas por los procesos operativos, enfocados en la misión de la empresa y en la transformación de la materia prima, los procesos de apoyo, que garantizan la ejecución del proceso operativo y los procesos de gestión, enfocados en la gerencia de la empresa, proporcionándonos las directrices a alcanzar.
ResponderEliminarEste comentario ha sido eliminado por el autor.
ResponderEliminarSegún lo tratado en clase la aplicado de manera sistemática y ordenada, este tipo de diagrama permite identificar y definir con precisión cada una de las partes. En ocasiones, y para sorpresa de muchos, identificar y precisar con claridad un proceso es más complejo de lo que supone. También saber dónde comienza y dónde termina, es decir sus límites, puede resultar confuso. La aplicación y la elaboración acabada de un diagrama de este tipo obliga a la organización a preguntarse cuáles son exactamente todos los ingredientes o elementos necesarios para llevar cabo una determinada acción.
ResponderEliminarSiempre hablamos de la importancia de tener un buen Organigrama para poder tener tu estructura Organizativa bien definida, pero para ir a buscar la productividad, en una segunda fase recomendamos siempre ir más allá. Para poder dar un paso más introducimos el Mapa de Procesos. El mapa de procesos de una empresa se define gráficamente, en lo que se conoce como diagramas de valor, combinando la perspectiva global de la compañía con las perspectivas locales del departamento respectivo en el que se inscribe cada proceso. Su desarrollo, por lo tanto, debe tratar de consensuar la posición local y el desempeño concreto de dichos procesos con los propósitos estratégicos corporativos, por lo que resulta imprescindible identificarlos y jerarquizarlos en función de su definición específica. Y asi mismo es importante aplicar los tipos de procesos como lo son; operativos, apoyo y gestión para tener un mejor desempeño y productividad en la organización.
ResponderEliminarEn la actualidad la mayor parte de las organizaciones usan los procesos para ejecutar de mejor manera un objetivo, en una empresa se realizan diferentes procesos, dependiendo del área o actividad que desempeñe la empresa, para poder acaparar todos estos procesos se creo la necesidad de implementar un mapa de procesos, donde se pueda evidenciar todos los procesos a cumplir en la organización, logrando una mejor planeación, organización, dirección y control de los procesos que se llevan acabo. Cada mapa es diferente al igual que su ejecución, no obstante se debe tener muy en cuenta, como se lo elaborara, debido a que pueden existir problemas al momento de identificar un proceso, dentro de este mapa. Existen algunos tipos de procesos, los mismos que se deben identificar que procesos se esta aplicando, ya que si no se identifica de manera correcta, puede llegar a existir confusión al momento de poner en marcha el proceso acordado.
ResponderEliminarCabe recalcar que todos los procesos que se ejecutan deben estar interrelacionados, caso contrario se generará un problema porque hay un proceso que no está en secuencia con la actividad que se está realizando. Por otro lado existen tres tipos de procesos, mismos que tienen funciones diferentes; el proceso operativo está relacionado con todas las actividades que transformen y den valor agregado al producto, el proceso de apoyo sirve para ayudar al proceso operativo indirectamente en la producción y el proceso gerencial tiene que ver con la toma de decisiones que realice el gerente.
ResponderEliminarLos mapas de procesos engloban un gran nivel de complejidad en su ejecución ya que cada unos de estos procesos deben de estar directamente relacionados con las actividades ejecutadas dentro de la organización así mismo estos deben de estar interrelacionados unos con los otros. Su importancia radica en que ayuda a que el el trabajador pueda percatarse de las actividades que pasas desapercibidas en la elaboración de las actividades ejecutadas diariamente en la empresa así mismo nos ayudan a conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente y sirve como guía a los nuevos colaboradores de la empresa para informarse de las actividades que se ejecutan diarimente.
ResponderEliminarPara mi parecer considero que los mapas de procesos son gráficos que detallan los procesos que se realizan dentro de una organización para poder así entregar un producto o servicio de buena calidad, y con ese beneficio de mas que a los clientes llama la atención. Estos mismos se encuentran dentro de una sinergia e interactuan entre si y de forma mutua viéndose así una organización mas dinámica al escapar de la jerarquización de los departamentos. En si se puede ver que todos los departamentos trabajan con el fin de dar un producto o servicio con ese plus o valor agregado. Dentro de esta conceptualisación se consideran tres tipos de procesos. El primer un proceso operativo que se define como esa parte operativa que interviene en la transformación de materia prima y de agregar valor a la empresa. En segunda instancia los procesos de apoyo se consideran aquellas actividades que garantizan la parte operativa de una empresa como las actividades de talento humano o mantenimiento, y por ultimo los procesos de gestión son los que resaltan por ser proceso de toma de decisiones son las que se alinean a las ordenes y mandatos de parte de la gerencia con el fin de mejorar procesos y potenciar el desarrollo de la marca.
ResponderEliminarEstablecer una tipología de los procesos es muy útil, pues se puede emplear para dar forma a la estructura global de procesos de la organización, que habitualmente se conoce como mapa de procesos. Existen diversas clasificaciones de los procesos atendiendo a su desempeño, tamaño o interfuncionalidad.
ResponderEliminarEl mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización. Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos.
ResponderEliminarUn proceso es el conjunto de actividades y recursos interrelacionados que transforman los elementos de entrada en elementos de salida aportando valor para el usuario. Por ejemplo: un proceso productivo, es aquel en que se transforman los insumos y bienes intermedios en un bien final que contiene más valor que la suma de sus componentes porque se le ha añadido valor.
Es necesario que todas las empresas e organizaciones conozcan las pautas necesarias para elaborar su mapa de procesos ya que el mismo les proporciona mas facilidad para cumplir en totalidad sus procesos en este mapa se presentan todas las actividades y recursos que se encuetran interrelacionados, por lo mismo existen varias formas para elaborar un mapa de procesos.
ResponderEliminar